Главная \ Сми о нас \ Делу – время или Как повысить свою эффективность и научиться все успевать (HR-portal)

Делу – время или Как повысить свою эффективность и научиться все успевать (HR-portal)

← Предыдущая Следующая →
0
61

Вы хотите достигать результатов, не истощая свои силы, двигаться вперед, получая удовольствие не только от жизни за пределами офиса, но и во время работы? Многие думают, что помочь в этом могут только йога, беседы с психологом или правильная диета. Не только. Ключ к гармоничной жизни кроется в эффективном управлении отведенными каждому из нас 24 часами. И задача это непростая.

О тайм-менеджменте, умении правильно распределять свое время, чтобы его на все хватало, слышали, наверное, все. А вот как обратить эту технику себе на благо, особенно в наше стремительное время, знает не каждый. Попробуем разобраться.

Запасной вариант

Тайм-менеджмент сегодня – это управление временем в период турбулентности, высочайшего уровня многозадачности, постоянных перемен и краткосрочных прогнозов, совмещенных с потребностью в долгосрочной эффективности. В таком положении помогут… запасы. Расскажу подробнее.

Тайм-менеджмент предполагает, что мы планируем время, исходя из примерного понимания, сколько минут или часов будет затрачено на то или иное дело. Например, если раньше мы доезжали до работы за час, то примерно столько же закладываем на поездку и на следующий день. То же самое касается длительности совещаний, времени, отведенного на ту или иную повторяющуюся задачу, и т.п.

Здесь ничего не меняется и сегодня за одним небольшим исключением. В книге Нассима Талеба «Антихрупкость» автор высказывает одну очень важную мысль. Она связана с тем, что мы не можем представить себе степень волатильности задач, а также их количество, сложность, ту дополнительную нагрузку, которая возникает вследствие неопределенности. Но и сегодня есть возможность справляться с валом дел и все успевать.

Можно выделить несколько способов добиться этого. Во-первых, делать запасы времени, то есть закладывать дополнительные часы на решение какой-то задачи, понимая, что если вы сделаете ее быстрее, то у вас просто останется время и вы найдете, чем его занять (внимание: список дел-претендентов на освободившиеся минуты всегда должен быть под рукой!). Для того чтобы суметь реализовать ваши планы, нужно добавить как минимум 40% времени помимо того, которого, как вам кажется, будет достаточно.

Во-вторых, создавайте запас людей. В команде кто-то может внезапно заболеть или релоцироваться, а также перейти работать в другую компанию и т.д. Неприятностей можно избежать, если каждая важная рабочая функция будет дублироваться коллегами. Такой подход позволит быстро подхватить задачи, и тогда ваш проект не пострадает от недостатка компетенций и квалифицированных сотрудников.

Третий тип запасов – запас сил и пищи. Поскольку очень часто мы находимся в режиме ненормированного графика, то такое действие, как «выспаться впрок» или иметь в кармане протеиновый батончик на случай затянувшегося совещания, совершенно необходимо.

Четвертый тип ресурсов, которые нужно для себя создать, – запасы знаний. Когда задачи постоянно приходится решать разными способами, требуются дополнительные знания и помощь внешних экспертов, постоянный обмен опытом, формирование банка решений конкретных задач. Когда все это есть, то в турбулентной ситуации мы достаточно быстро можем получить нужное нам недостающее звено, сохраняя при этом «плавучесть» своей команды.

Для того чтобы люди не работали в режиме перегрузки и не выгорали, наличие таких запасов является фактором выживания.

На первое место – все самое важное

Следующий аспект тайм-менеджмента – правильная расстановка приоритетов. Мы постоянно имеем дело с самыми важными задачами, планирование и дальнейшая реализация которых совершенно необходимы, потому что от них зависит наше благосостояние. Выполняя их, не нужно отвлекаться на посторонние дела: просматривание соцсетей, общение, незапланированные перерывы.

Здесь на помощь вам приедет знаменитая матрица Эйзенхауэра. Она предполагает разделение всех дел на четыре большие группы:

  • важные и срочные;
  • важные и несрочные;
  • неважные и срочные;
  • неважные и несрочные.

Приступать к их реализации нужно, исходя из этих критериев. Очевидно, что на первом месте должны стоять задачи из первой группы. К третьему же типу относятся рутинные дела типа разбора почты и ответа на сообщения. И, возможно, имеет смысл для экономии времени делегировать их кому-то еще.

Похитители времени

По сути, тайм-менеджмент – это умение концентрироваться. И помешать в этом могут так называемые поглотители времени, которые сейчас стали еще более агрессивными, чем были раньше.

Поглотители бывают разные. Чаще всего это окружающие нас люди, перекладывающие на нас свои задачи или желающие получить от нас решение своего вопроса. Они хотят потратить на себя наш ресурс, наше время. Нужно научиться говорить таким людям «нет».

От выполнения задачи отвлекают и посторонние раздражители. Например, вы работаете над договором, а в это время на телефон одно за другим приходят разные сообщения. В итоге из-за расфокусированного внимания становится очень сложно сконцентрироваться, выполнение задачи занимает гораздо больше времени и может даже закончится ее срывом.

Поэтому во время работы рекомендуется периодически отключать телефоны и хотя бы 20–30 минут трудиться в состоянии максимальной концентрации.

Еще один тип поглотителей – тревога и неумение делегировать, когда мы хватаемся за все задачи, даже за те, которые давно уже не нужно выполнять. Новости, особенно негативные, тоже являются важным поглотителем. Часто бывает, что тревожная информация парализует нашу активность на несколько часов, и потом бывает довольно трудно собраться и начать продуктивно работать, как было до момента ее получения.

Передай другому

Тайм-менеджмент предполагает оптимизацию ресурсов, необходимых для выполнения конкретной задачи. И в этой ситуации может помочь делегирование части дел, что освобождает время для решения самых важных креативных вопросов. Делегировать можно задачи, которые не являются высокоинтеллектуальными, но сделать их необходимо: это ответы на звонки, бронирование билетов и отелей, заказ подарков партнерам и т.п.

Важно выбрать ответственного сотрудника, который в состоянии справиться с задачей, и возложить ее на него. Здесь не нужно привлекать целую группу людей. Ведь в таком случае будет непонятно, кто за что отвечает, и возникнет путаница.

Не вмешивайтесь в процесс без надобности и уберите излишний контроль, на это уйдет ваше время. Если даже после делегирования задачи подчиненному она продолжает отнимать ваше время на ненужные проверки и уточнение деталей, то возникает закономерный вопрос, а к чему вообще было это делегирование. Определите несколько точек, когда вы будете узнавать о ходе работ: например, во время обеда, в конце рабочего дня или вообще раз в неделю. Не забудьте заложить время на контроль выполнения задачи и при необходимости ее доработку.

Лягушка на завтрак

Научитесь применять английскую пословицу «Съешь лягушку с утра», то есть делайте самые трудные и не слишком приятные вещи сначала, не откладывая в долгий ящик. С тем, что дается легко, можно прекрасно справиться во второй половине дня. Это важно еще и потому, что на первую половину дня приходится пик суточной активности, когда люди имеют наивысшую концентрацию и могут с максимальной эффективностью решать задачи.

Минуты тишины

Если мы хотим придумать что-то новое и сделать это хорошо и быстро, то нам необходимо периодически делать паузы в работе: давать себе информационную разгрузку или организовывать минуты информационной тишины. Этот период должен длиться хотя бы 10–15, а лучше 30 минут. Во время таких пауз мы не пишем и не читаем письма, не отвечаем на звонки, не обсуждаем рабочие вопросы. Зато можно гулять, медитировать или находиться в состоянии какой-то малоинтеллектуальной физической активности. Поверьте, после таких пауз получится работать более плодотворно.

Съешь слона по кусочкам

Это еще одно эффективное правило тайм-менеджмента. Оно о том, что не нужно пытаться сделать слишком много одновременно: ешьте слона по частям. А для этого сначала «разрубите» его правильно. «Деление слона» предполагает разбивку сложной и большой задачи на несколько составляющих, справиться с каждой из которых гораздо проще. Такой подход позволяет избегать выгорания, испытывать меньше тревоги и стресса. Сначала можно заняться самой простой частью большого дела. Так вы приобретете знания, уверенность, опыт и сможете с меньшим страхом смотреть вперед.

Не сделал? Вычеркни

У всех есть зависшие задачи, которые давно поставлены, но руки не доходят их решить. Подумайте и признайтесь себе честно: если какое-то дело подвисло у вас уже давно и это не мешает вам нормально жить, то не будет ли правильнее просто вычеркнуть его из списка?

Замечательный советский психолог Блюма Зейгарник открыла эффект незавершенного действия. Когда у человека в сознании незавершенное дело висит очень долго, то оно занимает много внимания, места и в итоге поглощает энергию. В наше время, когда все так быстро меняется, таких незавершенных дел может накапливаться очень много, поэтому нужно хотя бы раз в квартал проводить ревизию и как минимум 20% незавершенных дел вычеркивать из списка.

Откажитесь от долгосрочного периода и делайте паузы в работе

Назову несколько основных ошибок тайм-менеджмента.

  • Легкомысленное отношение к планированию. Неправильно здесь не то, что вы намечаете себе задачи только раз в неделю или делаете это чаще, а то, что происходит дальше. Главная ошибка – строить планы, тратить время на ранжирование задач и ничего потом не делать, не пытаться их выполнить. Игнорирование собственного планирования обесценивает вашу работу и может даже привести к депрессии.
  • Планирование на пределе. Когда в погоне за тем, чтобы все успеть, вы закладываете на выполнение каждой задачи слишком мало времени, сбои неизбежны В итоге вы можете или сорваться, работая в бешеном темпе, или разочароваться в себе и планировании, потому что не будете ничего успевать.
  • Игнорирование информационной перегрузки, которая существенно снижает нашу продуктивность и не дает возможности ни думать, ни концентрироваться. Необходимо в течение дня делать полноценные паузы в работе.
  • Долгосрочное планирование. Сейчас все слишком быстро меняется, поэтому гораздо большую эффективность и результативность будут иметь краткосрочные планы. Причем после окончания каждого из таких небольших периодов имеет смысл проводить анализ, чтобы понять, туда ли мы движемся.

 Источник:

https://hr-portal.ru/blog/delu-vremya-ili-kak-povysit-svoyu-effektivnost-i-nauchitsya-vse-uspevat

Комментарии

Комментариев пока нет

Название
Обучение и консалтинг
Контакты:
Адрес:
г. Москва
График работы:
График работы: 9:00 - 20:00
Наш Телеграмм-канал
https://t.me/+2XDba_1Mawo2M2Vi